公司行政管理人员的定义

公司行政管理人员的定义

公司行政管理人员　　
行政管理有广义行政管理和狭义行政管理两种概念。
　　广义包括后勤保障，狭义专指行政运作。
　　公司内部后勤工作人员，职责不尽相同，大致包括：
　　1、负责机关办公室调剂、分配、资产登记、维修维护及日常管理；
　　2、负责办公区域室内外环境卫生、绿化、美化日常管理；
　　3、负责办公设施、低值易耗品采购、发放、帐卡登记及保管；
　　4、负责办公机关安全防火，确保防火设施始终保持完好状态；
　　5、负责机关保安人员培训、管理、监督、考勤考核；
　　7、负责员工食堂工作餐服务质量监管。
　　 根据单位具体情况，或者包括：
　　8、负责机关办公用车辆日常管理、调度、维修、账目登记、核算；
　　9、完成领导交办的其他工作。
　　公司行政运作部分加以描述。
　　一、核 心 职 能
　　负责公司整体行政运作和管理；负责公司对外公共关系的维护；负责后勤管理以及公司安全保卫工作；维护企业形象、创造良好的办公环境。
　　 二、主 要 职 能
　　1、负责安排正/副总经理工作日程、计划及出差行程，并准备相关事项；
　　2、负责上传各部门（分子公司）的呈报文件；下达公司以及正/副总经理审批、签批、签发的文件并对文件的执行情况进行跟进；
　　3、组织安排总经理办公会议和公司各种例会并做好秘书工作；
　　4、负责公司印鉴和用印管理；
　　5、负责公司日常运作信息的收集和整理，并向相关领导汇报；
　　6、负责公司对外接待、公共关系和公司发言人工作,以保证公司良好的运行环境和对外形象；
　　7、负责公司网站的建设以及组稿、编辑、维护等工作；
　　8、负责制订、报批、确认公司文件以及除财务部门外文件的打印、复印管理；
　　9、负责公司管理制度的拟订、审核、发布、贯彻、实施、监督；
　　10、负责公司办公用品的计划、采购、保管和发放；
　　11、负责公司物业和办公设施设备管理（网络系统）；
　　12、管理公司文件档案（人事档案除外），并对其安全、保密性负责；
　　13、负责对公司各项规章制度、公司级会议纪要、工作纪律的执行情况进行行政监察；
　　14、负责公司办公行为及礼仪的规范管理；
　　15、负责公司安全保卫和消防工作；
　　16、负责公司各种证照的审检和各种报刊杂志的订阅；
　　 三、其它职能
　　1、负责制订本部门发展规划和年度工作计划,并组织实施；
　　2、负责制订本部门各类业务管理制度、流程,并组织贯彻、实施；
　　3、负责本部门员工的培训工作；
　　4、负责本部门员工的考核工作；
　　5、负责完成上级安排的其他工作。
企业的行政管理体系，是企业的中枢神经系统。它是以总经理为最高领导、由行政副总分工负责、由专门行政部门组织实施、操作，其触角深入到企业的各个部门和分支机构的方方面面的一个完整的系统、网络。 行政管理体系担负着企业的管理工作；企业中除行政管理之外的工作，都是某个方面的"业务"。行政管理体系推动和保证着企业的技术（设计）、生产（施工）、资金（财务）、经营（销售）、发展（开发）几大块业务的顺利、有效进行和相互之间的协调。　　企业行政管理是指依靠企业行政组织、按照行政渠道管理企业的一系列措施和方案。所谓企业行政组织 ,是指企业的行政组织机构。行政渠道则主要指企业行政组织机构内上下级的领导与被领导的隶属关系 ,如厂长→车间主任→工段长→班组长 ;或公司总裁→部门经理→项目负责人等的等级系列关系。行政管理的手段通常包括行政命令、指示、规定、奖惩条件等。
1 .权威性。企业行政管理的有效性是建立在企业内部组织机构的上级权力与权威基础上的 ,上级行政机构没有相应的权力和权威就不能下达命令、指示或规定等。但是 ,还要指出的是 ,现代企业行政管理的有效性还要取决于上级权力是否运用得当和下级的是否服从等诸因素。
　　2 .及时性。由于企业行政管理是用命令、指示等来调整人、财、物、产、供、销等生产经营活动 ,故其手段和方式直接具体 ,而且具有较强的针对性 ,同时又配以对违抗管理的惩罚措施 ,因而能迅速发挥作用 ;而通过经济手段进行管理或通过思想政治工作达到管理目的时 ,则必须有执行→反馈→调整执行的操作过程 ,因而常发生滞后。因此 ,在企业大量日常性经营处理及人事处理中 ,或企业遇到突发事件以及企业环境不稳定时 ,行政管理就能发挥重大作用。
　　3 .纵向性。因为企业行政管理主要是通过企业行政组织内部的隶属关系进行自上而下的纵向指挥和协调 ,往往是企业上级行政机构对下级的指令性要求 ,因此主要是纵向性的。
分工日趋专业化 ,这就要求一个生产流程中各个环节最大可能协调一致。因此要有效地组织企业生产经营 ,就必须有一定强制力的权威与服从机制——即行政管理 ,否则 ,企业的各项生产经营目标就可能因缺乏组织性而不能实现。企业内以经理或厂长为首的行政管理系统运用行政手段 ,把企业各环节、各部门联结成一个健康运行的有机整体 ,并通过各种行政管理手段及时有效地组织企业生产经营活动 ,是保证企业生存发展目标顺利实现的重要保障。
　　具体而言 ,企业行政管理是通过以下方式发挥作用的 :
　　1 .计划工作。即确定管理内容的目标和决定如何达到这些目标。现代企业行政管理必须具有计划性 ,这是企业实现行政管理科学化和保证行政管理成功的必要条件。
　　2 .组织工作。企业的各级行政管理人员必须明确工作的内容 ,并将其按性质分类 ,逐级建立自上而下的责权关系 ,保证行政管理渠道的畅通无阻。
　　3 .指挥工作。即企业行政管理中采取的具体措施 ,调动和协调各级行政管理人员按要求完成各项工作。
　　4.控制工作。即对指挥工作的各项措施进行监测、控制与调整 ,包括建立激励机制、监督系统和制定奖惩条例并认真执行。代企业行政管理的目标来自于生产经营活动和行政管理自身的要求。生产经营活动要求的行政管理主要侧重于正常组织经济活动 ,包括财务和销售管理、信息、沟通以及公关和劳资关系等。实际上 ,这种要求一般属于企业生产经营范畴。
　　纯粹的企业行政管理工作本身则要求 :
　　1 .实行和完善行政首长负责制。实行行政首长(厂长或经理 )负责制 ,建立以其为首的指挥系统是科学行政管理的基础。这就要求 ,首先必须明确行政首脑的职责和权限 ,保证其有足够的行政权力和必要的权威 ;其次必须保证行政首脑的管理措施有可靠的行政实施渠道 ,再次行政首脑必须有一个高水平的咨询机构 ,保证其管理措施不致因考虑欠周或个人判断失误而产生负面影响。
　　2 .合理选择和设计行政组织机构。企业行政管理是依赖行政机构和行政渠道进行的 ,所以 ,选择和设计符合企业内外特点的组织机构是保证行政命令、指示等迅速流动贯彻的重要前提 ,是达到行政管理目标的必要条件。行政管理最忌机构庞杂、人浮于事、渠道间沟通不畅、环节繁多 ,从而造成公文旅行和效率低下等弊病。因此 ,合理设计与选择行政组织机构与行政管理科学化密不可分。
　　3 .选拔优秀的行政管理人才。现代企业的行政管理人员要有与时代相适应的一般素质、能力和知识结构。一般素质包括 :良好的个性和心理特征、优秀的政治素质、强烈的创新素质和健康的身体素质。能力结构包括以信息处理能力、组织咨询能力、分析综合能力、择优决断能力为内容的决策制定能力和以善于选择实施办法、用人知人善任、协调统筹全局、应变临阵不乱为内容的决策实施能力。知识结构则包括一般知识、管理知识和技术知识三大方面。可以说优秀的行政管理人才是现代企业行政管理致胜的法宝之一。
　　4.确立正确引导、准确评价与适当奖励相结合的激励机制。企业行政管理的最佳化实现在很大程度上取决于被管理者的积极有效的配合和实施。因此对人的管理是现代企业行政管理的核心工作 ,而通过建立有效的激励机制是有效实施对人的管理的重要保障 ,这就要求 :以恰当的目标来引导正确的反应行为 ,以准确的绩效评价作为奖励的科学依据 ,以不同客体的针对性奖励措施完成激励机制的良性循环。只有实现了引导、评价、奖励三者的有效结合 ,激励机制才会在企业行政管理中圆满达到预期效果。
　　5.讲究行政管理的艺术性。行政管理中还有许多艺术性问题 ,什么时候下达命令或指标、怎样下达、辞语如何表达等 ,都须因人因时因地而异。这就要求行政领导善于行政管理艺术 ,注重管理对象的心理因素、讲究说话艺术、善于把行政命令转化为企业员工的自觉行动。

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