如何轻松开一次高效的会议

如何轻松开一次高效的会议

在组织一次会议之前，一定要明确此次会议的目的。会议不论大小、规模，都要有明确的会议议题及所要讨论、解决问题，并要让参会人员知晓，并提前做好准备工作。如果有会议资料需要让参会人员了解，一定要及时发放并叮嘱参会人员阅。
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参会人员范围一定要准确。一般参会人员需要组织人员、主持人、会议参与者和记录人。会议参与者范围既不能过大也不能过小。人数过多，表达意见过多、分散，不易形成统一意见，而且也容易造成会议时间的冗长；人数过少，不能有效收集意见。
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做好会议前的准备工作。会议前准备工作应包括发放会议通知，通知内容全面，应包括时间、地点、议题、参加人员、会议议程及所需时间、会议要求等，同时要确保发放到位，避免因为参加人未接到通知而影响参会的情形出现。会议现场的布置（包括会场宣传横幅的悬挂、会议座次安排、席签、水果、茶杯、鲜花、资料、会议桌摆放形式）、调试好灯光、音响、空调等电子设备。
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会议过程中，要充分发挥主持人的协调作用。合理安排次序，一般重要的议题放在前面讨论。在开会时，要注意紧紧围绕会议议题发言，同时要控制好发言时间，有的企业为了控制时间，设置闹钟、提示器等设备进行提示，当发言人离题太远，也可以提醒主持人制止。当会议议题争论不下时，主持人应及时进行会场协调，保证会议顺利进行。

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会议过程中，还有做好服务。例如每隔一段时间就要让服务人员续水、会议有时需要临时增加与会人员，应及时通知等等，还有就是突发情况的及时处置。
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会议结束后。有些重要的会议，还需要在会后形成纪要，应督促会议记录人员及时整理会议纪要，呈送相关领导审阅、下发。同时要根据会议记录的决议事项，加强执行监督。

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会议最后形成的会议文件要及时归档。别忘了，对于会议组织者要及时对会议整个组织流程进行反思，有哪些环节做得不够好，有哪些环节做的好，及时总结，慢慢制定出会议组织的标准流程，这样既能节约时间、提高效率，也避免遗漏事项。

锐小马认为企业高效会议有以下几个原则：
1、明确的动议
会议讨论的内容应当是一个明确的动议，动议可按照字面简单理解「行动的建议」。动议必须是具体的、明确的、可操作的，具备：
具体时间、谁来做，预期结果的表述等，
如果该动议缺少要素，那么会议就不应该开。记住这一条，可以避免很多无效的会议。
2、设置会议主持人
在罗伯特议事规则中，主持人是一个非常重要的角色，一个按规则行事的主持人，能大大提高讨论的效率。

主持人的权限非常大，调度整场会议：遵循议程、分配发言权，维持秩序，执行程序。
3、发言要举手
谁先举手谁优先，但要得到主持人允许后才可以发言，别人发言的时候不能打断。

4、发言限时、限次
每人每次发言时间要限时。通过限时，可以给会议带来的轻微的压力感，使会议始终保持在议题上。

一个团队中，总会有观点很多、特别能说、或是话语权较大的人。通过限制发言次数，可以有效地防止一言堂，调动更多人的表达。套用现成的「逻辑」养成习惯
时间一长，参会人员难免懈怠：主持人忘记身份，参与讨论；别人在发言时“不经意”插话等等。
或者借助一些工具的内在逻辑，对行为进行引导和约束，更容易“潜移默化”形成习惯。

瞩目为代表的会议系统，其功能设置上，就隐含着这些会议规则，能辅助规范的养成：
1、动议出现，随时开会

有动议再开会，而不是固定个“周五下午”会议时间，导致大家坐在会议室里没话聊。
这种以动议为导向的会议模式，对人员召集有着极大的考验：

当出现了一个动议，却没有同事在身边，将会多么寂寞
随锐瞩目云视频会议，能无视距离和设备的障碍，只要手里有手机，就能把人召集到“线上”，随时随地开会。

2、主持人「真正」控制会议

当把“主持人”这个名头挂在明面上，把他的权限具象化。
“允许发言”等操作不再是一个被“选择性忽略”的步骤，而是一个不可跳过的“选项”，主持人真正成为整场会议的控制者，对于会议规则的履行，起到决定性的作用。
3、「举手」减少非理性发言
想发言“举手”等主持人允许，这个一“举”一“等”的低门槛，能让发言者有个思考时间，最大程度的减少冲动性发言。
希望我的答案对你有帮助~

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